La llegada de Veri*Factu está impulsando una transformación en la forma de trabajar de despachos profesionales, empresas y autónomos. Más allá del cumplimiento normativo, adaptarse a este nuevo escenario supone revisar procesos, mejorar el control de la facturación y preparar a los equipos para una nueva forma de gestionar las facturas.
Este es el caso de Lafuente Asesores, despacho ubicado en Tenerife y especializado en asesoramiento laboral, contable y fiscal, que decidió anticiparse al cambio y comenzar a trabajar con un sistema preparado para Veri*Factu antes de que la obligación fuera efectiva.
Para conocer su experiencia, hablamos con Cristina Lafuente, fundadora de Lafuente Asesores, quien compartió cómo ha sido el proceso de adaptación del despacho con a3ASESOR | ges, qué cambios ha supuesto en su operativa diaria y qué aprendizajes pueden servir a otros despachos que todavía no han iniciado este proceso.
- Adaptarse a Veri*Factu antes de la obligatoriedad
- De una facturación flexible a una facturación con mayor control
- Implantar Veri*Factu no es solo cambiar de programa
- Facturación conectada con la contabilidad del despacho
- El QR de Veri*Factu y la respuesta de los clientes
- Una oportunidad para mejorar el servicio del despacho
Adaptarse a Veri*Factu antes de la obligatoriedad
Aunque la entrada en vigor de Veri*Factu se ha aplazado, la adaptación de los sistemas de facturación sigue siendo un paso clave para empresas y despachos. Según la Agencia Tributaria, las entidades que presenten el Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados tributarios deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
En el caso de Lafuente Asesores, la decisión fue clara: no esperar al último momento y comenzar el proceso con tiempo suficiente para adaptarse internamente y poder acompañar después a sus clientes con mayor seguridad.
“Al final, no es lo mismo explicarlo desde fuera que explicarlo desde dentro, cuando ya has pasado por el mismo proceso.”
De una facturación flexible a una facturación con mayor control
Antes de trabajar con un sistema adaptado a Veri*Factu, el despacho gestionaba su facturación de una forma más flexible: si había un error, una factura podía modificarse o eliminarse y el trabajo continuaba de manera directa.
Sin embargo, esta forma de trabajar también implicaba menos control y menos trazabilidad sobre los cambios realizados. Con Veri*Factu, el despacho ha pasado a una gestión más ordenada, precisa y controlada.
“Veri*Factu no cambia solo la forma de emitir facturas. También obliga a llevar un control más organizado.”
Para Cristina Lafuente, este cambio no debe verse únicamente como una obligación fiscal, sino como una oportunidad para mejorar la gestión interna del despacho y evitar errores o correcciones posteriores.
Implantar Veri*Factu no es solo cambiar de programa
Uno de los principales aprendizajes del proceso fue entender que adaptarse a Veri*Factu no consiste simplemente en implantar una nueva herramienta de facturación.
El cambio implica revisar procesos, reorganizar la información, adaptar la forma de trabajar del equipo y acostumbrarse a un sistema donde la factura debe emitirse correctamente desde el inicio.
En el caso de Lafuente Asesores, el proceso de implantación requirió tiempo, especialmente para preparar la base de datos de clientes, configurar correctamente la plataforma y adaptar al equipo de administración y fiscal a la nueva operativa.
“Lo más complicado es la implantación inicial. No es solo empezar a facturar de nuevo, también implica reorganizar muchos procesos.”
Otro de los puntos clave fue la configuración del certificado digital para poder empezar a realizar los envíos correctamente, un aspecto que Cristina destaca como uno de los pasos más importantes del proceso.
Facturación conectada con la contabilidad del despacho
Una de las ventajas más valoradas por el despacho ha sido la conexión entre la facturación y la contabilidad. Gracias a la integración con el entorno de trabajo del despacho, la información queda más centralizada y se reducen tareas manuales que antes requerían más tiempo.
Esto permite localizar datos con mayor rapidez, mejorar la organización interna y trabajar con una información más controlada, especialmente en momentos de alta carga de trabajo como campañas fiscales, cierres o trimestres.
“Ahora está todo más centralizado e integrado. En momentos de impuestos nos ha ayudado muchísimo.”
Para el despacho, esta conexión supone trabajar de forma más eficiente y dedicar menos tiempo a tareas administrativas repetitivas.
El QR de Veri*Factu y la respuesta de los clientes
Uno de los cambios más visibles para los clientes fue la aparición del QR en las facturas. Aunque algunos preguntaron por curiosidad al recibir el nuevo formato, la reacción general fue positiva.
Según Cristina, los clientes percibieron una imagen más profesional, más seria y más alineada con la normativa. Además, el hecho de que el propio despacho ya estuviera adaptado reforzaba la confianza a la hora de recomendar el cambio a sus clientes.
“Si nosotros queremos acompañar a los clientes en este proceso, también tenemos que predicar con el ejemplo.”
Este punto es especialmente importante para los despachos profesionales, que no solo deben adaptarse internamente, sino también guiar a empresas y autónomos en la transición hacia sistemas de facturación preparados para Veri*Factu.
Una oportunidad para mejorar el servicio del despacho
La experiencia de Lafuente Asesores demuestra que la adaptación a Veri*Factu puede convertirse en una oportunidad para mejorar la organización interna, ganar eficiencia y ofrecer un servicio más completo al cliente.
Para Cristina Lafuente, la clave está en anticiparse, hacerlo con tiempo y no esperar a que la obligación esté encima. En un despacho, donde los plazos fiscales y las campañas apenas dejan margen, dejar la adaptación para el último momento puede convertirse en un riesgo innecesario.
“Veri*Factu no debe verse solo como una obligación fiscal, sino como una oportunidad para mejorar la organización interna y transmitir más profesionalidad y confianza.”
Adaptarse antes permite trabajar con mayor tranquilidad, formar al equipo, resolver dudas y acompañar a los clientes desde la experiencia real.
En definitiva, el caso de Lafuente Asesores refleja una idea clara: Veri*Factu no es solo un cambio normativo, es una oportunidad para que los despachos revisen su forma de trabajar, mejoren sus procesos y refuercen su papel como asesores de confianza.